I takt med att allt fler affärsprocesser digitaliseras, blir frågan om hur fakturering ska ske allt mer aktuell. För många innebär detta ett vägval mellan PDF-faktura och e-faktura. Vad är egentligen skillnaden och varför är det så få som byter till e-faktura trots fördelarna? Vi guidar dig genom fakturadjungeln och ger praktiska tips för en smidig övergång.
Både PDF- och e-fakturor minskar behovet av papper och bidrar till en grönare miljö. Men där slutar likheterna. En PDF-faktura är en digital bild av ett pappersdokument, medan en e-faktura är digital genom hela processen – från skapande till betalning. Detta innebär att e-fakturan kan behandlas automatiskt av mottagarens ekonomisystem, vilket både sparar tid och minimerar risken för fel. Något som gör den både trygg, säker, och ekonomisk. Utöver dessa fördelar visar även en rapport från Visma att leverantörer får snabbare betalt för e-faktura; 90 procent att alla elektroniska fakturor betalas i tid, motsvarande siffra för PDF är 72 procent och 66 procent för pappersfakturor.
Trots dess fördelar finns det en tveksamhet hos många småföretag att göra övergången till e-faktura. Varför är det så, och hur kan du som företagare få en smidig övergång till e-faktura?
Enligt en rapport från NEA (Nätverket för elektroniska affärer) är det varken tekniska förutsättningar eller lagstiftning som står i vägen för ökad användning av e-faktura utan snarare invanda rutiner, gamla sanningar och okunskap.
Många håller kvar vid gamla vanor, med manuell hantering av fakturor då det uppfattas enklare och billigare att skicka PDF med e-post och tidsvinsten med att skicka e-fakturor inte alltid är uppenbar. Kostnader för att införa ett e-fakturasystem och brist på teknisk kunskap är andra hinder. Dessutom finns en osäkerhet kring e-fakturors regler och standarder, vilket kan skapa en tveksamhet att göra bytet.
Med rätt förberedelser kan även småföretag göra övergången smidigt och framgångsrikt.
För att kunna skicka e-faktura behöver du som avsändare ha en aktiv e-fakturakoppling med mottagaren. Den aktiverar du via ditt affärssystem. Din faktura skickas då digitalt, vilket går snabbt och garanterar att betalningsinformationen som t ex. totalbelopp, OCR-nummer och förfallodatum alltid är korrekt eftersom de redan är ifyllda. Det enda mottagare behöver göra är att godkänna din faktura.
Om du har en leverantör av bokföringsprogram eller faktureringstjänst – fråga dem, eller din bank hur du kommer igång. Det finns olika lösningar, valet beror på verksamhetens storlek och behov.
1. Utbilda dig och ditt team så att du får en förståelse för fördelarna och hur e-fakturor fungerar.
2. Välj ett ekonomisystem som passar dina behov – se till att systemet stöder e-fakturering.
3. Informera dina kunder och leverantörer: En övergång till e-fakturor kräver samarbete.
4. Använd tjänster som underlättar övergången: Det finns verktyg som kan automatisera processen och göra det enklare för dina kunder att acceptera e-fakturor.
Effektivisering: Du slipper mata in uppgifter manuellt, det blir enklare att söka och kontrollera en digitaliserad faktura i efterhand och du kan få fakturan konterad och klar med automatik.
Säkerhet: Du minimerar risken för fel och bedrägeri. Alla värden matas in direkt i ditt ekonomisystem.
Kostnadseffektivitet: Du kan lägga mindre tid på administration – tid du i stället kan lägga på ditt företag. Du får också in pengar snabbare.
Miljövänligt: Du slipper pappershantering och kan hantera alla fakturor digitalt vilket också spar pengar och bidrar till en mer hållbar verksamhet.
The post En guide: E-faktura eller PDF-faktura – vad ska du välja och hur kommer du igång appeared first on Tidningen Konsulten.
Julen är snart här, och du kanske funderar på att bjuda dina anställda eller kunder på ett trevligt julbord? Men vad får du egentligen dra av? Julbord och julfest med anställda Julbord med julfest för anställda ses normalt som intern representation och är då skattefria för de anställda. Avdragsrätten för representation för företaget är däremot mycket …
Beloppsgränsen för skattefria julklappar till anställda har i år höjts till 550 kronor. Vi går igenom vad du som företagare behöver tänkta på för att julklappar ska vara skattefria hos de anställda och avdragsgilla för arbetsgivaren. Beskattning av julklappar hos anställda Utgångspunkten är att alla ersättningar du ger till dina anställda är skattepliktiga …
Som grundare och ordförande för Sveriges Internationella Företagarförening (SvIFF) arbetar Hans Hallengren för att skapa ett mer inkluderande och hållbart samhälle. Här berättar han om sitt arbete, hur vi kan skapa lönsamma företag i utsatta områden, samt vilken roll redovisningskonsulter kan spela. Hans Hallengren har över 30 års erfarenhet av företagande och är starkt …
Hållbarhet är på allas läppar och omfattar mycket mer än klimat och miljö. Det omfattar även hållbara finanser. För små och medelstora företag blir det avgörande att lägga resurser på detta – både för att uppfylla nya lagkrav, och för att stärka konkurrenskraften och locka gröna investerare. Men vad innebär egentligen hållbara finanser, och varför är de så viktiga? …
I år har regeringen lagt fram flera förslag med syfte att stärka Sveriges ekonomi. Här är några förslag som kan påverka dig som driver ditt företag som enskild näringsverksamhet eller ett mindre aktiebolag. Reglerna är inte beslutade än, men föreslås träda i kraft den 1 januari 2025. Förenklingar för enskilda näringsidkare För enskilda näringsidkare som …
Hållbarhet blir allt viktigare för små och medelstora företag som vill stärka sin trovärdighet, förbli konkurrenskraftiga och möta framtidens krav. Som företagare har du mycket att vinna på att redan nu börja arbeta med hållbarhetsredovisning, även om det ännu inte är ett krav. Jeanette Isaksson, Auktoriserad Redovisnings- och Lönekonsult på Akisa, berättar hur du kan komma …
Som delägare i ett fåmansaktiebolag behöver du tänka på några saker innan årsskiftet för att kunna tillgodoräkna dig ett så stort gränsbelopp som möjligt. Har du till exempel koll på om du har tagit ut tillräckligt med lön för att kunna tillgodoräkna dig ett löneutrymme vid beräkning av gränsbeloppet enligt huvudregeln nästa år? Beskattning av utdelning från …
De senaste åren har bedrägerier mot privatpersoner och företag ökat. Det kan handla om erbjudande om investeringar som leder till stora vinster men också uppmaningar att logga in via bank-id och vips är bankkontot tomt. Genom att lära dig känna igen varningssignalerna kan du undvika att gå i fällan. Bedragare arbetar både metodiskt och långsiktigt och presenterar ofta …
Som företagare är du ständigt upptagen med att driva verksamheten framåt, samtidigt som du måste hålla koll på nya regelverk, ekonomi och skydda företaget mot brott. Genom att samarbeta med auktoriserade redovisnings- och lönekonsulter kan du frigöra tid för tillväxt och innovation. Här visar vi hur de kan hjälpa dig att möta dagens och morgondagens utmaningar. Stora krav på …
Du har säkert inte missat att en efterlängtad lagändring trädde i kraft den 1 juli? Företagare har länge sett fram emot att slippa spara alla papperskvitton. I stället räcker det att spara en fotad kopia av kvittot som underlag för bokföringen. Det är en efterlängtad lagändring som kommer spara både tid och pengar. Men är det bara att kasta kvittot – eller är det något mer …
Vi är anslutna till Srf konsulterna